Juridisch Nieuws

In de statuten van iedere vennootschap is voorzien dat er jaarlijks een algemene vergadering moet worden gehouden voor – onder andere – de goedkeuring van de jaarrekening.

Het is mogelijk dat de statuten hiervoor een vaste datum bepalen, bijvoorbeeld “jaarlijks op 23 mei” of “jaarlijks op de vierde dinsdag van mei”.

In ieder geval is het wettelijk verplicht om de jaarrekening voor goedkeuring aan de algemene vergadering voor te leggen uiterlijk 6 maanden na het afsluiten van het boekjaar, wat vaak betekent dat de jaarlijkse algemene vergadering uiterlijk op 30 juni moet worden gehouden (bij het afsluiten van het boekjaar op 31 december).

Het niet-tijdig goedkeuren, en neerleggen, van de jaarrekening kan vele oorzaken en gevolgen hebben, maar wat doen indien de jaarlijkse algemene vergadering niet op tijd kan worden gehouden?

Er is zeker minstens één handeling die hierbij niet mag worden gesteld en dat is in de notulen van de jaarlijkse algemene vergadering vermelden dat de jaarlijkse algemene vergadering toch heeft plaatsgevonden op de statutair voorziene datum, terwijl dit in werkelijkheid niet het geval was.

Dit kan immers worden beschouwd als valsheid in geschrifte, wat zwaar strafrechtelijk gesanctioneerd kan worden.

Belangrijk om in het oog te houden is dat het zowel in een besloten vennootschap (BV) als in een naamloze vennootschap (NV) mogelijk is om de algemene vergadering schriftelijk te organiseren. Dit betekent dat de aandeelhouders geen vergadering hoeven te organiseren en dat er evenmin oproepingsformaliteiten en oproepingstermijnen moeten worden nageleefd.

Een schriftelijke algemene vergadering vereist wel dat alle aandeelhouders akkoord gaan met de besluiten en een schriftelijke algemene vergadering kan niet worden gebruikt om de statuten van vennootschappen te wijzigen.

De advocaten van Defensis kunnen u bijstaan bij het correct organiseren van algemene vergaderingen en het vervullen van alle vereiste formaliteiten.

Olivier Kerkhofs | Advocaat

okerkhofs@defensis.be | Home | Defensis Advocatenkantoor | +32 (0)2 892.60.70